Teammeetings: Mehrwert - oder kann das weg?
In vielen Praxen gehört die Teambesprechung mittlerweile zur Routine. Durch regelmäßigen Austausch soll das Miteinander gestärkt und der Praxisablauf optimiert werden.
Häufig werden Teammeetings von der*dem Praxismanager*in geleitet. Mangelt es in der Praxis an einem guten Fehlermanagement, sind es immer wieder die gleichen Themen, die besprochen werden. Insbesondere die Motivation der Mitarbeiter*innen sinkt dadurch und es wird eher
„abgeschaltet“. Wie kann eine Teambesprechung von Nutzen sein?
Sinnvoll ist es, ein konstantes Intervall für das Teammeeting festzulegen. Mögliche Themen können z.B. auf einem White Board gesammelt werden. Eine gedruckte Agenda hängt entweder gut sichtbar im Besprechungsraum oder wird zu Beginn ausgeteilt.
Jeder Punkt, der auf der Themensammlung notiert wurde, wird in der Folge besprochen. Die jeweiligen Anliegen können klassifiziert werden wie z.B. „Diskussion“ oder „Information“ – so wissen die Teilnehmenden im Voraus, was sie erwartet. Geht es um Konflikte zwischen Teammitgliedern, sollte dies besser in einem Einzelgespräch geklärt werden.
Die Person, die die Teambesprechung organisiert, bereitet sich idealerweise auf jeden Punkt vor. Hintergründe, Konsequenzen und Ziele sollten im Vorfeld bedacht werden. Des Weiteren kann es hilfreich sein, Argumente vorzubereiten. Das gibt Sicherheit.
Teambesprechungen sind der geeignete Rahmen, um lösungsorientierte Kritik sowie Änderungsvorschläge zu diskutieren. Ist sachliche Kritik in der Praxis nicht möglich, so wird der Ärger hinuntergeschluckt. Dadurch wird die Weiterentwicklung der Praxis und die des Teams behindert. In Teambesprechungen kanngelernt werden, sich gegenseitig sachliche Rückmeldung zu geben, ohne sich zu bekämpfen.
Ein weiterer Vorteil ist, dass ein regelmäßiger Austausch mit den Kollegen*innen über ihre täglichen Aufgaben und Hindernisse zu mehr Verständnis füreinander führt. Gemeinsam können neue Ziele formuliert werden. Je mehr Informationen die Teammitglieder über die Praxisziele haben, desto größer ist das Verständnis und das Engagement jedes einzelnen.
Nun ist es wichtig zu schauen, wie die Ziele gemeinsam erreicht werden können:
- Wie können wir Prozesse vereinfachen?
- Wie gehen wir optimal mit der Ressource „Zeit“ um?
- Was kann delegiert werden und an wen?
Jede Teambesprechung braucht ein Ergebnisprotokoll, damit nachgelesen werden kann, welche Beschlüsse zu den Themenpunkten festgehalten wurden. Es sollte ersichtlich sein, was gemacht werden soll, wer verantwortlich ist, wie es umgesetzt werden und vor allem bis wann es erledigt sein soll.
Wenn Fragen und Konflikte geklärt und die Praxisabläufe gut organisiert sind, ist die Stimmung im Team besser. Dadurch steigt die Identifikation mit der Praxis - die Fluktuation im Team sinkt. Insbesondere die Praxisleitung profitiert von gut geführten Teammeetings, nicht nur Wissen wird geteilt, sondern das „Wir Gefühl“ wird gestärkt.