Vorteile einer Verantwortungsmatrix

In den letzten Jahren sind vielerorts immer größere Praxisstrukturen entstanden. Es ist keine Seltenheit, dass Praxen mehr als einen Standort haben. Vermutlich wird es zukünftig weniger Einzelpraxen und mehr Gemeinschaftspraxen geben. Dadurch wird sich auch das Aufgabengebiet der Zahnmedizinischen Fachangestellten erheblich verändern und erweitern.

In den meisten Zahnarztpraxen werden die Arbeitsbereiche Empfang, Abrechnung, Assistenz, Sterilgutaufbereitung sowie Prophylaxe unterschieden. Für jeden dieser Tätigkeitsbereiche gibt es vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten - eine große Chance für die Zahnarztpraxen, denn langfristige Patientenbindung gelingt am erfolgreichsten mit strukturierter Praxisorganisation und gut geschulten Mitarbeiterinnen.

Hilfreich ist es, wenn eine Praxismanagerin den Überblick behält, denn das ist gar nicht so leicht!

Wer kümmert sich um den Steri? Den Recall? Die Ablage? Machen das immer die gleichen oder macht es Irgendjemand?

Die Geschichte eines unbekannten Autors über die vier Kollegen Jeder, Jemand, Irgendjemand und Niemand ist mitunter Praxisalltag:

„Es ging darum, eine wichtige Arbeit zu erledigen undJeder war sicher, dass sich Jemanddarum kümmert. Irgendjemand hätte es tun können, aberNiemandtat es. Jemand wurde wütend, weil es Jeder's Arbeit war .Jeder dachte, Irgendjemand könnte es machen, aber Niemand wusste, dass Jeder es nicht tun würde. Schließlich beschuldigte Jeder Jemand, weil Niemand tat, was Irgendjemand hätte tun können.“

In jeder Praxis gibt es die fleißigen Ameisen, die überall mithelfen und nebenbei auch noch kurz Aufgaben der Kollegin übernehmen. Geht dann im Rahmen einer hohen Arbeitsbelastung eine saubere Abstimmung miteinander unter, birgt dies die Gefahr, dass relevante Informationen verloren gehen oder Aufgaben vergessen werden können. Dies kann dann mit negativen Folgen für den Praxisablauf und nicht zuletzt für Patienten verbunden sein. Wie können wir also vermeiden, dass unser Praxisablauf dadurch gestört wird?

Hier können klaren Grenzen und eine konkrete Zuordnung von Aufgaben helfen. Mitarbeiterinnen des Empfangs teilen sich untereinander Ihre Aufgaben - wie Mitarbeiterinnen aus der Assistenz und in jedem weiteren Arbeitsbereich - gleichermaßen auf.

Besonders hilfreich kann hier eine Verantwortungsmatrix wirken, die sichtbar für alle aushängt.

In dieser wird tabellarisch aufgelistet, welche Tätigkeiten regelmäßig in den verschiedenen Fachbereichen erledigt werden müssen und wer für diese verantwortlich ist. Es hat sich bewährt, hierin direkt eine Vertretung zu benennen, die im Falle von Abwesenheit die Aufgaben übernimmt.

Entscheidend ist, dass die Praxisleitung weiß, wer die Ansprechpartnerin in dem Arbeitsbereich ist.

Eine Verantwortungsmatrix schafft Klarheit und Transparenz innerhalb des Praxisteams. Durch die eindeutige Zuordnung von Aufgaben spart die Praxis eine Menge Zeit, die sonst in der Abstimmung des „Wer mach Was?“ verloren ginge. Des Weiteren vermittelt sie den Mitarbeiterinnen ein positives Bewusstsein für die Übernahme von Tätigkeiten und Verantwortlichkeiten.

Die Arbeitsbereiche und klar definierten Verantwortlichkeiten sollten in der Praxis grundsätzlich in einer Teambesprechung festgelegt werden. Auch Änderungen der Verantwortungsmatrix sollten mit allen Mitarbeiterinnen der Praxis besprochen werden. Für die Praxisleitung bildet eine Verantwortungsmatrix ein hervorragendes Instrument, um Aufgaben transparent und eindeutig an die Mitarbeiterinnen der Praxis zu delegieren.

Auch im Falle eines Mitarbeiterwechsels ist anhand der Verantwortungsmatrix klar erkennbar, für welche Arbeitsbereiche die Mitarbeiterin Verantwortung übernommen hat und nun eine neue Kollegin übernehmen darf. Bereits im Bewerbungsgespräch kann abgefragt werden, ob bestimmte Tätigkeitsfelder in Eigenverantwortung übernommen werden können. Darüber hinaus haben neue Mitarbeiterinnen die Chance, bereits ab der ersten Minute an ihre klar definierten Aufgaben zu kennen und sich als vollwertiger Teil des Teams fühlen.

So wird aus: „Toll ein anderer macht’s!“ vielmehr: „Together Everyone Achieves More!“