Warenwirtschaft und Lagermanagement für Profis

Ohne passendes Material ist kaum eine Praxis arbeitsfähig. Doch was die Performance im Praxisalltag erst ermöglicht, macht gleichzeitig einen nicht unerheblichen Teil der Kosten aus. Wer trotzdem wirtschaftlich und nachhaltig arbeiten und damit den Praxiserfolg vorantreiben möchte, kommt an einem durchdachten Materialmanagement und an sinnvollen Lagermöglichkeiten nicht vorbei.

1. Erfolgsfaktor: Material beschaffen und effektiv nutzen

Das Ziel eines jeden Materialwirtschaftssystems ist einfach: die richtigen Materialaien in ausreichender Menge und erforderlicher Qualität zu möglichst geringen Kosten beschaffen. Material hat einen großen Stellenwert in der Kostenstruktur einer Zahnarztpraxis und kann schnell zu Unübersichtlichkeit führen. Für einen besseren Überblick über die einzelnen Phasen und Prozesse hilft es, sich die Warenwirtschaft als Kreislauf vorzustellen.

Was wird gebraucht? - Bedarf und Bestellmengen bestimmen

Den Einstieg in den Einkauf stellt die Bedarfsermittlung dar. Um erkennen zu können, was benötigt wird, ist ein Abgleich von Bedarf und Lagerbestand erforderlich. Dieser Soll-Ist-Abgleich findet im Praxisalltag spätestens dann statt, wenn Nachschub aus dem Vorrat geholt wird, also bereits Bedarf entstanden ist. Um keine leeren Regalböden vorzufinden oder nicht genutztes Material wegwerfen zu müssen, verschafft man sich regelmäßig und systematisch einen Überblick, was in welchen Mengen verbraucht wird. Wichtige Quellen sind z. B. Lieferscheine, Bestelllisten oder Rechnungen. Ausgehend von Durchschnittsmengen kann man einen Mindestbestand festlegen.

Wichtige Fragen, die man sich bei der Bedarfsplanung stellen sollte, sind z. B., wie viel von Material x in einem bestimmten Zeitpunkt verbraucht wird, wie viel Lagerplatz vorhanden ist oder wie schnell die Nachlieferung erfolgt.

Sparpotenzial und Kostenoptimierung beim Einkauf

Kostensteigerungen machen auch vor zahnärztlichen Materialien nicht halt. Möchte man bestimmte Artikel erst testen oder benötigt man nur geringe Mengen, lohnen sich Muster oder Testphasen. Hat man das richtige Material für sich gefunden, bieten Groß- oder Refill-Packungen Preisvorteile. Bei Preisaktionen und Mengenrabatten immer erst Lagerkapazität, Durchschnittsverbrauch und Haltbarkeit prüfen. Bei geringer Lagerkapazität kann ein Kauf auf Abruf Vorteile bringen. Kleine Praxen mit wenig Stauraum können durch regionale Einkaufsgemeinschaften oder Sammelbestellungen Geld sparen und Verpackungsmüll reduzieren.

Um mehrere Einzelbestellungen zu vermeiden, werden Favoriten- und Themenlisten im Online-Konto des Depots oder in einer Excel-Liste genutzt. So wird Begleitmaterial (z. B. Mischkanülen) nicht vergessen und der Bestellprozess optimiert.

Materialeingang korrekt organisieren

Wer gewissenhaft prüft und einlagert, kann fehlendes, abgelaufenes oder unauffindbares Material vermeiden. Hier eine Erläuterung der nötigen Schritte:

Optimierungspotenzial rund um den Bezahlprozess

Depots bieten neben Sonderpreisen auf Hausmarken sowie Treue­rabatten die Möglichkeit von Einsparungen durch Sammelrechnungen und Lastschrifteinzug. Zwei bis fünf Prozent Nachlass sind für eine Online-Bestellung in Kombination mit Lastschriften möglich.

Eine oft vernachlässigte Option ist Skontoabzug. Skonto ist ein Preisnachlass von bis zu 3 % für schnelles Bezahlen einer Rechnung. Als Frist wird meist eine recht kurze Zeitspanne von wenigen Tagen vorgegeben. Vorteil: Skonto muss nicht wie Rabatt an den Patienten weitergegeben oder in der Materialpreisgestaltung berücksichtigt werden. Abgezogen wird Skonto vom Brutto-Endbetrag der Rechnung.

Skonto ist keine Selbstverständlichkeit, sondern muss explizit in der Rechnung erwähnt werden. Formulierungen wie "zahlbar ohne Abzug" oder "rein netto" schließen das Ziehen von Skonto aus.

Kalkulation der Materialpreise

Sowohl die Gebührenordnung für Zahnärzte (GOZ) als auch der Einheitliche Bewertungsmaßstab (BEMA) bieten Möglichkeiten, die Kosten für Material in Ansatz zu bringen. Lagerhaltungskosten dürfen dabei nicht an Patienten weitergegeben werden (§ 4 Abs. 3 GOZ), dafür aber alle Kosten, die bis zur Anwendung an Patienten entstanden sind, also Kaufpreis inkl. Mehrwertsteuer sowie Versand. Achtung: Rabatte müssen weitergegeben werden!

Bei berechenbaren Materialen wird die sog. Zumutbarkeitsgrenze oftmals vergessen. Diese besagt, dass Materialien gesondert zur Gebührenposition berechnet werden dürfen, wenn die Materialkosten höher liegen als der 1,0-fache Satz der Gebühren. Werden hochpreisige Materialien eingesetzt, sollte man dies auf jeden Fall prüfen.

2. Die richtige Lagerhaltung

Mit der richtigen Lagerhaltung kann man einen stetigen Materialfluss gewährleisten, Zeit zwischen Bestellung und Wareneingang überbrücken und Preisvorteile besser nutzen. Material wird in der Praxis oft an unterschiedlichen Stellen gelagert. Jeder sollte wissen bzw. schnell und einfach herausfinden können, wo was gelagert wird, vorhandene Mengen erkennen und die Lagerbedingungen für bestimmte Materialien einhalten.

Grundsätzliches zu Lagerflächen

Wenden wir uns zuerst den Bedingungen zu, die an Lagerorte für zahnärztliche Materialien gestellt werden. Lagerhinweise findet man in der Gebrauchsanweisung, auf der Verpackung oder im Sicherheitsdatenblatt. Einwegprodukte und Sterilgüter dürfen generell nicht im Sterilisationsraum lagern. Lagerräume und Schränke müssen kühl, trocken, lichtgeschützt und staubfrei sein. Material muss mindestens 30 cm über Bodenhöhe gelagert werden, geschützt vor mechanischen Einwirkungen, Temperaturschwankungen und Feuchtigkeit. Dicht schließende Schränke und Schubladen mit Dichtlippe verhindern negative Einwirkungen von Umwelteinflüssen. Lagerflächen müssen regelmäßig gereinigt und desinfiziert werden (→ in den Reinigungs- und Desinfektionsplan aufnehmen!). Neben der Sauberkeit müssen Lagermöglichkeiten regelmäßig auf Ordnung und Ablaufdaten kontrolliert werden. Ein regelmäßiger Turnus, z. B. alle 3 Monate, ist empfehlenswert.

Beim Medikamentenkühlschrank muss täglich eine Temperaturkontrolle mit einem (digitalen) Minimum-Maximum-Thermometer durchgeführt und schriftlich festgehalten werden. Außerdem dürfen keine Lebensmittel oder fachfremden Gegenstände in diesem Kühlschrank gelagert werden.

Clever und übersichtlich lagern mit System

Erfolgsfaktoren bei der optimalen Lagerung sind Übersichtlichkeit, Sicherheit und Praktikabilität. Ein einfacher Grundsatz ist "First in, first out" (FiFo): Neues Material wird hinten einsortiert und vorhandenes Material nach vorne gezogen. Damit werden die Vorräte, die bereits länger einlagern ("first in") und früher ablaufen, auch zuerst gegriffen und damit schneller verbraucht ("first out").

Wer die Lagerflächen nach Themen bzw. Arbeitsschritten sortiert (z. B. konservierende Behandlung, Zahnersatz, Labor, Hygiene etc.), findet Begleitmaterial und Zubehör schneller, weil es in der Nähe zum Hauptprodukt liegt. Das optimiert Lauf- und Greifwege und spart Zeit. So kann man außerdem die Lagermenge der Begleitprodukte gleich mitkontrollieren und diese ggf. mitbestellen, wenn das Hauptprodukt die Mindestmenge erreicht. Fotos und Kennzeichnungen sorgen für mehr Übersichtlichkeit und erleichtern auch ungeübten Teammitgliedern das Einsortieren neuer Lieferungen. Nicht mehrere verschiedene Materialen hinter- oder übereinander lagern, sonst übersieht man schnell etwas und die Gefahr von abgelaufenen oder falsch gelagerten Materialien steigt.

Lagert man in verschiedenen Räumen, Stockwerken oder Gebäuden, sind aktuelle Lagerpläne ein Muss, idealerweise in Form eines digitalen Materialwirtschaftssystems mit automatischer Erfassung der Warenbewegungen (s. Punkt 3).

Bei Medikamenten und geöffneten Verpackungen müssen Verwechslungen ausgeschlossen werden. Dabei helfen die Lagerung in der originalen Umverpackung mit Beipackzettel sowie die Kennzeichnung von geöffneten Packungen mit Anbruchdatum, Inhalt, Haltbarkeit und ggf. Personalkürzel.

Ein zentraler Zeitpunkt in der Lagerhaltung und damit die Schnittstelle zum Bestellmanagement ist das Erreichen des Melde-/Mindestbestands. Das Qualitätsmanagement (QM) sollte genau festlegen, wie und durch wen an die Bestellverantwortliche gemeldet wird und wie die Bestellung abläuft (s. Abb. 1). Zur Kennzeichnung des Meldebestands kann man Karteikarten nutzen (sog. Kanban-Methode) oder die Daten in die Warenwirtschaftssoftware einpflegen. Eine digitale Materialverwaltung bietet hier einige Vorteile, die unter Punkt 3 näher beleuchtet werden.

Besonderheiten bei Gefahrstoffen

Man darf sie nur gesondert und in kleinen Mengen lagern. Alle gelagerten Gefahrstoffe müssen in ein Gefahrstoffverzeichnis aufgenommen werden, das man mindestens jährlich auf Aktualität und Vollständigkeit überprüft. Zu jedem aufgeführten Material muss das entsprechende Sicherheitsdatenblatt vorliegen, digital oder in Papierform. Entsprechende Sicherheitsvorkehrungen sind zu treffen, z. B. ausreichende Belüftung, Schutz vor Hitze und die Lagerung in abwischbaren, stabilen sowie chemikalien- und flüssigkeitsdichten Regalen. Tipp: Dentaldepots bieten Sicherheitsdatenblätter zum Download an. Kostenfreie Vorlagen zum Gefahrstoffverzeichnis gibt es auf der Website der Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege (BGW).

Wichtige Lagerkennzahlen und Fachbegriffe

Wer sich intensiver mit der optimalen Lagerhaltung beschäftigen möchte, kann folgende Kennzahlen zur Orientierung nutzen:

Lagerdauer/Umschlagsdauer: Welcher Zeitraum vergeht bis zur Verwendung? Höchst- und Mindestbestand, Meldebestand/Bestellbestand: Der definierte Mindestbestand sollte im Idealfall nicht angetastet werden und muss Unvorhergesehenes einkalkulieren, z. B. Streik oder Lieferengpass; der Meldebestand löst den Startschuss zur Bestellung aus; der Höchstbestand bildet ein wirtschaftliches und organisatorisches Maximum. Optimale Bestellmenge: Hier sind Lager- und Bezugskosten am günstigsten.

3. Potenziale erkennen und nutzen dank Schnittstellenmanagement und Digitalisierung

Digitale Prozesse und ein gelebtes QM-System können die Prozesse in der Materialverwaltung und Lagerhaltung enorm vereinfachen. Hier ein paar Tools und Hilfsmittel:

Lieferantenmanagement

Lieferantenmanagement wird in der QM-Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses (G-BA) für Einrichtungen im Gesundheitswesen gefordert. Lieferanten können in der Zahnheilkunde alle Unternehmen sein, die entsprechende Produkte oder Dienstleistungen zur Bewältigung des Praxisalltags zur Verfügung stellen, also z. B. Depots, Online-Shops oder Hersteller mit Direktvertrieb. Qualität und Sicherheit ihrer Produkte sind enorm wichtig für den Erfolg jeder zahnärztlichen Behandlung. Lieferanten kann man anhand bestimmter Kriterien einordnen, vergleichen und beurteilen.

Nützliche QM-Dokumente für das Lieferantenmanagement sind z. B. eine Lieferantenliste und eine Beurteilungs-Checkliste für das Lieferanten-Audit. Die Kriterien, an denen man seine Lieferanten messen möchte, stellt man nach den eigenen Bedürfnissen auf. Sinnvolle Vergleichskriterien können z. B. sein: Liefer- und Bezahloptionen, Kundenservice, Qualität oder Nachhaltigkeit in der Produktion.

Nachhaltigkeit und Umweltschutz

Nachhaltigkeitsaspekte müssen in Zukunft einen festen Platz in der Materialwirtschaft von Zahnarztpraxen einnehmen. Den ökologischen Fußabdruck beeinflusst man zum einen durch abbaubare oder erneuerbare bzw. wiederaufbereitbare Produkte und Rohstoffe. Aber auch ein Umdenken in der Beschaffung und eine Optimierung der Lieferketten tragen ihren Teil bei. Sammelbestellungen, Einkaufsgemeinschaften und regionale Lieferanten sind ein erster Schritt. Nachhaltigkeit beginnt bereits beim Lieferanten: Hier sollte man das Nachhaltigkeitskonzept bewusst hinterfragen und auf spezielle Umweltsiegel oder nachhaltige Unternehmensgrundsätze achten. Auch die korrekte Entsorgung bildet einen Teil der nachhaltigen Materialwirtschaft.

Wirtschaftlichkeit und Kosten

Lagerung und Materialeinkauf verursachen erhebliche Kosten. Dabei wird Kapital nicht nur in den gekauften Materialien gebunden, sondern z. B. durch Wertverluste aufgrund abgelaufener oder nicht verwendeter Materialien, durch die Lagerausstattung, die Lagerverwaltung oder die eingesetzte Arbeitszeit. Regelmäßiges Controlling verschafft einen Überblick über das benötigte Budget. Hierfür benötigt man aussagekräftiges Zahlenmaterial. Hilfreiche Quellen bietet neben Rechnungen, Umsatzstatistiken und Durchschnittsverbräuchen die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA; jährlich erstellt vom Steuerberater). Eine Liste darüber, welche Materialien im laufenden Monat oder Jahr entsorgt werden mussten und warum (Ablaufdatum erreicht oder überschritten, Falschlieferung, Sortimentsumstellung oder falscher Lagerplatz), kann wertvolle Inputs zu Fehlkäufen oder Organisationsmängeln liefern.

Wer Geld beim Materialeinkauf sparen will, sollte auf Lagerampeln im Onlineshop achten, stark nachgefragte Materialien bevorraten oder rechtzeitig Alternativen suchen. Mit Preisvergleichsseiten, Newsletters und Herstelleraktionen spart man oft bares Geld. Sparpotenzial ergibt sich auch durch den Fokus auf Details wie Rabattcodes, das Vermeiden von Mindermengenzuschlägen oder das Vereinbaren von Versandflatrates.

Chancen der Digitalisierung

Obwohl gerade kleine Praxen einer komplett digitalen Lösung oftmals eher skeptisch gegenüberstehen, bietet diese einige Vorteile im direkten Vergleich mit herkömmlichen Systemen, wie die Übersicht in Tab. 1 zeigt.

Hilfestellung bei der Entscheidung für eine Materialverwaltungssoftware

Eine kombinierte Bestell- und Materialverwaltungs-Software sollte idealerweise depotübergreifend und intuitiv funktionieren. Für den besseren Vergleich verschiedener Angebote bietet sich die Checkliste "Kriterien für den Einstig in die digitale Materialwirtschaft" an.